Anbindung von Fachverfahren, eSignatur, elektronischer Personalausweis, offline/online Bezahlen, in DE-Mail integrierbar.

Schneller Bauen mit der Online-Ausweisfunktion

Waldbrunn und Haas Fertigbau beschleunigen mit einem digitalen Bauantrag und der Online-Ausweisfunktion das Genehmigungsfreistellungsverfahren

23.09.2015

Das E-Kuvert enthät und transportiert die verschlüsselten Daten des digitalen Bauantrags
Das E-Kuvert enthät und transportiert die verschlüsselten Daten des digitalen Bauantrags

Angestoßen durch die Firma Haas Fertigbau und der Gemeinde Waldbrunn trafen am 17. September 2015 mehrere Verwaltungs-, Bau- und IT-Fachleute im Rathaus Waldbrunn zusammen. Nach letzten Abstimmungen der Abläufe und der Systeme hat die Gruppe den Startschuss für den digitalen Bauantrag in der Gemeinde Waldbrunn gegeben. Zunächst soll der digitale Bauantrag für Bauvorhaben nach dem Genehmigungsfreistellungsverfahren zum Einsatz kommen. Nur noch eine einzige Papierakte wird zur Sicherheit im Hintergrund weitergereicht. Die Vorgangsbearbeitung selbst findet vollständig auf dem elektronischen Weg statt.

In den Monaten zuvor wurde das jetzt verabredete Verfahren mit ersten realen Bauanträgen von Kunden der Firma Haas Fertigbau erprobt und verbessert. 1. Bürgermeister Fiederling hierzu: „ Es war schon in der Erprobungsphase zu erkennen, dass wir hier einen erfolgversprechenden Weg eingeschlagen haben. Egal ob Bauherr, Fertighaushersteller, Architekt, Gemeinde oder Landratsamt, alle haben sofort von den Vorteilen durch das neue Verfahren, wie die schnellere Vorgangsbearbeitung, die laufend aktuelle Information zum Status des Vorgangs und die medienbruchfreie Datenschnittstelle XBau, berichtet.“

Das Verfahren selbst basiert auf drei Kernelementen. Zum einen ist die Online-Ausweisfunktion des neuen Personalausweises (eID) eingebunden. Bereits jede zweite Bürgerin und jeder zweite Bürger ist im Besitz dieses Ausweises. Wurde die eID nicht bei der Herausgabe des Ausweises freigeschaltet, so kann diese nachträglich für 6 Euro im Meldeamt aktiviert werden. Bis zum Jahr 2020 hat jeder in unserem Land diesen neuen Ausweis. Will man am neuen Verfahren teilnehmen und hat man noch keinen passenden Ausweis, kann man gegen eine Gebühr von 28,80 Euro auch vor Ablauf der Gültigkeit des alten Ausweises einen neuen bekommen. Die Online-Ausweisfunktion wird als Unterschriftersatz lt. E-Government-Gesetz verwendet. Herr Ostwald, Leiter des Bauamts in Waldbrunn konkretisiert: „Da im Hintergrund immer noch ein Papierantrag mit handschriftlichen Unterschriften mitläuft, können wir bereits heute diese Form des Unterschriftersatzes für die digitale Vorgangsbearbeitung zum Einsatz bringen und müssen nicht warten, bis die Gesetzgebung des Bundes auf die kommunale Ebene übertragen wurde.“

Das zweite Kernelement ist ein sicherer E-Mail-Dienst. Herr Rainer Jander vertritt in der Gruppe den Fertighaushersteller Haas Fertigbau und macht deutlich: „Der digitale Bauantrag selbst ist zwar verschlüsselt und kann deshalb auch mit einer E-Mail gesendet werden, trotzdem erhält jeder Bauherr von Haas Fertigbau im Rahmen des Bauprojektes eine sichere De-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt. Damit wollen wir gewährleisten, dass auch die Kommunikation außerhalb des eigentlichen Antrags nach allen Ansprüchen des Datenschutzes vertraulich und rechtssicher stattfindet.“

Ein intelligentes PDF-Formular von der Firma SiXFORM aus Ansbach ist das dritte Kernelement. Die vielfältigen Angaben für den Bauantrag werden hier mit Hilfe eines eingebauten Ausfüllassistenten von jedem Vorgangsbeteiligten situativ durch den Programmcode im Formular abgefragt. Der Bauherr erteilt zu Beginn des Vorgangs eine Vollmacht für den zuständigen Entwurfsverfasser. Dabei gibt er auch seine persönlichen Daten inkl. Kontaktadressen und Angaben zum Baugrundstück mit an. Diese Erstbefüllung des Formulars wird im nächsten Schritt verschlüsselt in einem neuartigen E-Kuvert an den Entwurfsverfasser weitergeleitet. Dieser entschlüsselt das E-Kuvert und befüllt das PDF-Formular mit den fachlichen Informationen und den Planunterlagen. Im nächsten Schritt sendet der Entwurfsverfasser wieder im E-Kuvert das Formular an die Gemeinde Waldbrunn weiter (s. Anlage Screenshot E-Kuvert). Dort wird das verschlüsselte E-Kuvert erneut geöffnet und es wird mit der eigentlichen Sachbearbeitung begonnen. Dabei können die zuvor von den Vorgangsbeteiligten eingebrachten Online-Ausweisfunktionen überprüft werden. Die Sachbearbeitung kann an dieser Stelle vielfältige Stellungnahmen einholen oder die Pläne mit Hilfe eines Beamers im Gemeinderat besprechen. Bei jeder Statusänderung (z.B. Eingangsbestätigung in der Gemeinde, Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen usw.) gibt das Formular ein Signal an eine zugehörige Plattform im Internet ab. Mit Hilfe dieser Signale werden alle Vorgangsbeteiligten, welche eine Kopie des Vorgangs zur Verfügung haben, über Statusänderungen informiert. Das System ist also ähnlich wie das Track&Trace von Paketsendungen organisiert. An einer zentralen Stelle steht zwar, wo ein Paket gerade ist, niemand kann aber Informationen zum Inhalt des Pakets erreichen. Rudolf Philipeit von der Firma SiXFORM hebt an dieser Stelle einen Punkt ganz besonders hervor: „In Zeiten, wo von zentralen Datenbanken immer öfter massenhaft Daten gestohlen werden, wollen wir ein sehr sicheres System zur Verfügung stellen. Aufgrund der von uns entwickelten verteilten Architektur gibt es an zentralen Stellen keine Datenhaltung zu den Inhaltsdaten. Wo keine Daten sind, können sie auch nicht gestohlen werden.“

Um den Umgang mit den neuen Funktionen, wie Online-Ausweisen, De-Mail, intelligente Formulare usw., auch den weniger technisch interessierten Bürgerinnen und Bürgern, Entwurfsverfassern usw. nahe zu bringen, wurde in der Gemeinde Waldbrunn ein Bürgerterminal zum Kennenlernen und Nutzen der neuen Möglichkeiten aufgestellt. „Wir möchten unsere Bürgerinnen und Bürger ermuntern, die neu geschaffenen sicheren Instrumente im Internet zu nutzen. Nur so können wir den zunehmenden Gefahren im Internet gemeinsam begegnen und gleichzeitig vom Papiervorgang mit einer handschriftlichen Unterschrift wegkommen und die deutlich schnelleren elektronischen Medien insgesamt für unsere Verwaltungsaufgaben mit allen internen und externen Beteiligten einsetzen“, betont 1. Bürgermeister Fiederling.

Die Fachleute im Gespräch, v.l.: Herr Jander, Herr Krappel, Herr Ostwald, Herr Fiederling, Herr Pabst und Herr Agne

Die Fachleute im Gespräch, v.l.: Herr Jander, Herr Krappel, Herr Ostwald, Herr Fiederling, Herr Pabst und Herr Agne

Neben den namentlich genannten Personen waren mit im Team die IT-Leiter der Landkreise Würzburg und Kitzingen, der Fachbereichsleiter Bauamt Verwaltung und Wohnraumförderung Landratsamt Würzburg und der Leiter des Staatlichen Bauamts Landkreis Ostallgäu. Der Landkreis Ostallgäu hat Teile des Systems mitentwickelt und hat den digitalen Bauantrag seit über einem Jahr im Einsatz. Alle Fachleute waren sich am Ende der Veranstaltung einig, dass die Verwendung digitaler Bauanträge die Vorgangsbearbeitung für alle behördeninternen und behördenexternen Beteiligten vereinfachen könnte und damit deutlich schnellere Baugenehmigungen möglich wären. Im nächsten Schritt sollen deshalb Erfahrungen beim verabredeten Vorgehen zum Genehmigungsfreistellungsverfahren in weiteren interessierten Gemeinden gesammelt werden, um Stück für Stück das Bauantragswesen in der Region zu digitalisieren.

Weitere Informationen bei der Gemeinde Waldbrunn, Markus Ostwald (Bauamt), Telefon: +49 (9306) 9858-16, E-Mail: markus.ostwald@waldbrunn.bayern.de.

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